Employé(e) administratif(ve)

Vos principales missions :

Vos tâches sont très diverses et comprennent notamment :

1. Administration

• Assurer le secrétariat général ;
• Assurer l’accueil (téléphone, email, réorientation) et la prise de rendez-vous ;
• Réceptionner et traiter le courrier ;

– Coordonner le suivi des contrats avec les prestataires externes;

– Préparer les réunions du conseil d’administration et de l’assemblée générale et assurer la rédaction des procès-verbaux ;

– Organiser les réunions de l’équipe, rédiger, centraliser et communiquer les PV de réunions ;

– Remplir les marchés publics si nécessaire ;

– Etablir et tenir des systèmes de mise à jour des données, de classement et d’archivage ;

– Suivre les dossiers d’assurances ;

– Contribuer à la logistique du bâtiment, des assemblées ou événements ;

– Gérer le stock, les achats de fournitures et du fonctionnement courant ;

– Communiquer les informations à l’équipe et aux divers partenaires avec lesquels l’asbl est en relation ; 

– Apporter un soutien administratif aux membres de l’équipe dans des démarches administratives, si nécessaire.

B) Assurer le secrétariat RH :

– Assurer le suivi des dossiers administratifs du personnel ;

– Encoder les prestations du personnel dans le logiciel du secrétariat social (appipay) ;

– Éditer les feuilles de paie ;

– Gérer la tenue du planning global de l’équipe ;

– Assurer la gestion administrative et le suivi des formations des membres de l’équipe ;

– Participer à la gestion administrative des recrutements ;

– Classer les documents RH. 

C) Aide à la gestion des subsides :

Sous la tutelle de la direction, 

– Rédiger les appels à projets/subsides/subventions/crowfundings ; 

– Suivre les dossiers concernant les pouvoirs subsidiants ;

– Participer à la collecte régulière et à la mise en forme des informations nécessaires au suivi et au bilan des activités de l’asbl ;

– Encoder et tenir à jour les données (indicateurs). 

Au-delà des tâches évoquées ci-dessus, participer à toute action, activité ou initiative qui nécessiterait l’apport du collaborateur dans une optique « aide à l’équipe » ou contribution à la réalisation d’un projet spécifique.

Profil recherché, Compétences, Expérience

Qualifications et expériences: Un baccalauréat (exemple: assistant(e) de direction) avec une expérience de 5 ans dans le même type de fonction est exigé.

Une expérience dans le secteur non-marchand et une connaissance des obligations légales des asbls sont des atouts.

Outils informatiques: La connaissance des outils informatiques de base est un must: email, suite office, google…

Connaissances linguistiques: Français: langue maternelle, une connaissance courante de l’anglais et du néerlandais est un plus.

Savoir-faire comportementaux: Notre petite équipe de passionnés(es) souhaite incarner le monde que nous voulons voir demain. Nous nous soutenons mutuellement. C’est la raison pour laquelle, certains traits de personnalité nous semblent essentiels:

– Être ordonné(e), fiable, rigoureux(se), organisé(e), autonome ;

– Être volontaire, curieux(se) d’apprendre, aimant prendre des initiatives ;

– Avoir de très bonnes capacités de communication orale et écrite ;

– S’adapter à une grande variété de situations et d’interlocuteurs ;

– Capacité de se remettre en question, d’évoluer personnellement, d’humilité, d’assertivité, de bienveillance, d’esprit d’équipe avec optique co-construction ;

– Respecter la confidentialité ;

– Être orienté auto-développement et actualiser en permanence ses connaissances ;

– Adhérer aux valeurs et missions de l’asbl.

Notre offre

• Un CDI à temps plein (régime de travail 38h/semaine) dans un cadre de travail convivial et dynamique à Gembloux ;

• Un emploi avec des tâches variées ;
• Un télétravail partiel possible ;
• Conditions salariales fixées par la CP 332 de la Région Wallonne et l’annexe 146 du CRWASS ;
• Entrée en fonction le 15 juin 2023 idéalement ;
• Un travail dans une équipe passionnée, bienveillante, capable de se remettre en question et où l’entraide est importante ;
• Un travail dans une équipe qui veut contribuer au monde de demain.

Comment postuler?

Si, toi aussi, tu souhaites apporter ta pierre à l’édifice, n’hésite pas à nous envoyer ton CV accompagné de ta lettre de motivation et d’une copie de ton diplôme à :

– info@sosburnout-belgique.org 

– jusqu’au 15 mai inclus

– A l’attention de la directrice de l’asbl : Lisiane Delanaye

Les personnes sélectionnées seront contactées en vue d’un entretien individuel.